Praxis-Tipps für Ihre Liquiditätsplanung

By Juni 12, 2018Liquiditätsplanung

Sie wollen eine fundierte Liquiditätsplanung für Ihr Unternehmen erstellen? Dann werden Ihnen unsere Tipps aus der Praxis helfen! Zunächst zählen wir die sechs häufigsten Fehler bei der Liquiditätsplanung auf. Dann gehen wir auf ein besonders beliebtes Werkzeug zur Liquiditätsplanung ein. Excel! Wie einfach und zuverlässig eine gute Liquiditätsplanung mit einer Excel-Vorlage ist, lesen Sie ebenfalls in diesem Beitrag.


Liquiditätsplanung in der Praxis

Liquiditätsplanung – diese 6 Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden!

1. Die Liquiditätsplanung dem Steuerberater überlassen

Wer glaubt, dass der Steuerberater die Liquidität ihres Unternehmens planen kann, liegt falsch. Den die Steuerberatung konzentriert sich auf den inhaltlich korrekten Jahresabschluss, nicht aber um Ihren Cashflow. Liquiditätsplanung ist und bleibt die Aufgabe des Unternehmens selbst.

2. Die Liquiditätsreserve zu gering ansetzen

Dieser Fehler führt oft direkt in die Insolvenz. Denn Sie sollten immer genug Liquidität haben, um auch auf unvorhergesehene Auszahlungen vorbereitet zu sein. Dabei muss die Liquiditätsreserve ja nicht immer direkt als Guthaben vorliegen. Oft reicht es schon, im Rahmen der Liquiditätsplanung Liquidität durch schnell verfügbare Kredit zu sichern.

3. Die Liquiditätsreserve zu hoch ansetzen

Kann eine Liquiditätsreserve zu hoch sein? Ja! Und zwar dann, wenn das Geld nur unproduktiv auf dem Konto liegt und nicht für sinnvolle Ausgaben und Investitionen eingesetzt wird. Denn nur wer fortlaufend in sein Unternehmen investiert, macht auch langfristig Gewinn!

4. Steuerliche Aspekte unberücksichtigt lassen

Plötzlich pleite trotz vollem Konto? Das geht, wenn Sie Post vom Finanzamt bekommen, weil Ihr Unternehmen von der so genannten Ist- auf die Soll-Besteuerung umgestellt wird. Das bedeutet: Sie müssen auf einen Schlag viel Geld für Steuervorauszahlungen locker machen. Deshalb sollten Sie die Liquiditätsplanung immer mit Ihrem Steuerberater abstimmen und frühzeitig Rücklagen für Steuerzahlungen bilden.

5. Auf Liquiditätsplanung verzichten, weil das Unternehmen wächst

Ihrer Firma gehts richtig gut. Sie wächst und wächst. Deshalb können Sie auf Liquiditätsplanung verzichten? Falsch! Denn wo viele Einzahlungen (z. B. durch wachsendes Kundengeschäft) zu verzeichnen sind, lauern meist auch auf der Seite der zahlungswirksamen Aufwendungen schnell Liquiditätsrisiken. Denn das Wachstum eines Unternehmens muss of vorfinanziert werden. Sichern Sie das Wachstum Ihres Unternehmens deshalb mit einer fundierten Liquiditätsplanung ab.

6. Sich nur auf den Kontostand verlassen

Auf dem Bankkonto sehen Sie wie viel Geld Sie zur Verfügung haben. Aber das ist nur eine – unter Umständen trügerische – Momentaufnahme. Mit einer fundierten Liquiditätsplanung planen Sie jedoch proaktiv die Zahlungsfähigkeit für die Zukunft. Diese Prognosen sind für die Planung Ihrer Geschäftstätigkeit wichtig. Denn Sie erkennen frühzeitig Risiken für Ihren Cashflow und können rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Ihre Zahlungsfähigkeit zu sichern. Ein vorausschauende Liquiditätsplanung verschafft Ihnen also zusätzliche unternehmerische Handlungsspielräume und Möglichkeiten.

Excel & Co: Liquiditätsplanung mit Vorlagen und Templates 

Excel ist ein beliebtes Tool für die Liquiditätsplanung. Und es kursieren viele Business Plan und Business Model Excel Templates, die Vorlagen für eine Liquiditätsplanung enthalten.
Diese Excel Vorlagen beinhalten dann vorausgefüllte Tabellen, wobei die Kategorien der für die Liquiditätsplanung wichtigen Daten bereits beschriftet sind. Dazu gehören Felder für den Bestand sowie Felder für die Einzahlungen und die Auszahlungen.
Da eine Liquiditätsplanung immer für eine bestimmte Zeitspanne fortgeschrieben werden muss, enthalten die Vorlagen auch bereits Spalten für die jeweiligen zeitlichen Perioden der Planung (z.B. einen Tag, Woche oder Monat). Schließlich sehen viele Excel-Vorlagen für die Liquiditätsplanung auch vor, den geplanten Wert (Soll) mit dem tatsächlichen Wert (IST) zu vergleichen. Deshalb sind in vielen Excel Vorlagen für die Liquiditätsplanung diese Felder bereits vorhanden.

Welche Vorteile hat die Liquiditätsplanung mit Excel

Ehrlich gesagt: Nicht sehr viele.

Ein Vorteil ist aber, das Excel ein weit verbreitetes Werkzeug ist. Viele Unternehmen haben Excel oder ein vergleichbares Programm im Einsatz. Daher ist es auch naheliegend, die Liquiditätsplanung mit Excel vorzunehmen.

Welche Nachteile hat die Liquiditätsplanung mit Excel

Leider sehr viele!

Excel ist ein statisches Werkzeug, das immer per Hand mit Daten „gefüttert“ werden will. Schon daher ist das Ausfüllen der Excel-Tabellen zeitaufwändig und leider auch sehr fehlerbehaftet. Bereits ein Tippfehler kann da fatale Folgen für die Liquiditätsplanung haben. Außerdem sieht man in Excel auch nicht, wer wann was geändert hat. Ein gemeinsames Arbeiten an der Liquiditätsplanung nur schwer möglich.

Excel ist unübersichtlich. Sobald man die Liquiditätsplanung für eine längere Periode erstellen möchte, werden die Tabellen sehr breit. Man verliert also schnell den Überblick, vor allem, wenn man seine Liquiditätsplanung nicht am großen Bildschirm vornehmen will, sondern nur einen kleineren Bildschirm an einem Laptop oder einem Tablet zur Verfügung hat.


Excel ist ungenau. Eine Liquiditätsplanung wird immer für eine bestimmte Periode (oft einen Monat) angelegt. Leider ist diese Zeitspanne aber für viele Unternehmen zu ungenau. Treten zum Beispiel Liquiditätsprobleme in der Mitte des Monats auf, werden diese von der Liquiditätsplanung nicht korrekt vorhergesagt. Zeitlich schwierig, da Periodenlänge z.B Monat. Liquiditätsprobleme zur Monatsmitte nicht erfasst. Natürlich kann man die Liquiditätsplanung auch für einen kleineren Zeitraum anlegen – z. B. für jede Woche. Die wiederum erfordert einen erhöhten Arbeitsaufwand und es stellt sich die Frage, ob alle benötigten Daten für die Liquiditätsplanung auch wirklich wöchentlich vorliegen. Aufgrund des damit verbundenen Aufwandes kommt es in der Praxis höchst selten vor, dass ein Unternehmen seine Liquiditätsplanung wöchentlich anpasst!

Der größte Nachteil von Excel ist aber, dass der Funktionsumfang der Software einfach nicht ausreicht. Liquiditätsplanung ist nämlich ein andauernder Prozess und nie abgeschlossen. So müssen die geplanten Soll-Werte für die Aus- und Einzahlungen in entsprechende Business-Aktivitäten umgesetzt und fortlaufend überprüft werden. Für diesen Ist-Soll Abgleich werden die Daten des Rechnungswesens bzw. der Buchhaltung und Banking herangezogen. Diese Daten in Excel aktuell zu halten ist aufwendig und fehlerbehaftet. 
Das Problem: Für eine fundierte Liquiditätsplanung müssen immer wieder die Planungsdaten durch die tatsächlichen Information aktualisiert werden, ohne jedoch die Informationen bezüglich der bisherigen Planungsqualität zu verwerfen. Auf dieser Basis kann die aktuelle Vorwärtsplanung erfolgen. Der Aufwand dafür ist aber sehr hoch und die Aussagen bzw. Verlässlichkeit einer so erstellten Liquiditätsplanung ist aufgrund der Fehleranfälligkeit gering. Spätestens nach der dritten Aktualisierung der Liquiditätsplanung in Excel schleicht sich ein mulmiges Gefühl ein, wie verlässlich die Aussagen noch sind. Hat sich dieses Gefühl erst einmal breit gemacht kann man die Excel-Tabelle für die Liquiditätsplanung eigentlich vergessen.Kurz gesagt, auch das beste ausgefeilteste Excel Template für die Liquiditätsplanung kommt im laufenden Geschäftsbetrieb sehr schnell an seine Grenzen.

Praxis-Beispiel Liquiditätsplanung
Das folgende fiktive Beispiel zeigt, wie man mit einer guten Liquiditätsplanung die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens sicherstellen kann.

Praxis-Beispiel Liquiditätsplanung: Rettet das Shoe-Niverse

Rettet das Shoe-Niverse!
 

Karla und Max erfüllen sich den Traum vom eigenen Unternehmen. In ihrer Heimatstadt Neuberg gründen Sie den Sneaker-Laden Shoe-Niverse. Neben dem Ladengeschäft in der Neuberger Fußgängerzone bauen sie parallel einen Online-Shop auf.

Ihre Ware beziehen sie direkt von Sportartikelherstellern. Da die Lieferzeiten gerade für beliebte Schuhmodelle recht lange ist, entschließen Sie sich, in der Nähe auch ein Lager anzumieten, um so eine bestimmte Menge an Schuhen immer vorrätig zu haben.

Finanziell sind Karla und Max anfänglich auf Geld von Dritten angewiesen. Karlas Mutter leiht den beiden 25.000 Euro in Form eines Privatkredits. Darüber hinaus gewährt die Bank Ihnen einen Kredit in Höhe 50.000 Euro. Der Ladenumbau kostet 18.000 Euro.

Karla und Max eröffnen ihr Shoe-Niverse also mit einem Geldbestand von 57.000 Euro.

Anfänglich machen sich Karla und Max wenig Gedanken über die Liquiditätsplanung. Doch nach den ersten 3 Monaten fällt Karla auf, dass der Geldbestand auf dem Geschäftsgirokonto kontinuierlich zurückgeht. Beide sind sich unsicher, wie lange ihr gerade gegründetes Unternehmen noch überleben wird und beschließen, eine Tabelle mit einer Liquiditätsplanung zu beginnen. Diese Liquiditätsplanung listet die Ein- und Auszahlungen immer für einen laufenden Monat auf.

Die Tabelle für die Liquiditätsplanung zeigt, dass der Geldbestand in den ersten drei Monaten von 57.000 Euro auf 36.240 Euro gesunken ist. Diese Entwicklung beunruhigt die beiden sehr.

Um ihre weitere Geschäftstätigkeit zu planen, beschließen Karla und Max, die Liquiditätsentwicklung nicht nur für die vergangenen ersten drei Monate zu betrachten, sondern die Liquiditätsplanung für die nächsten Monate in die Zukunft fortzuschreiben.

Deshalb fügen Sie ihrer Liquiditätsplanung vier neue Spalten hinzu. Als Projektion fügen sie für die Monate 4-7 zunächst die Werte aus dem 3. Monat ein und schreiben diese fort. Ein erfahrener Planer würde hier bereits reellere Werte einplanen, aber Karla und Max wollen zunächst einmal ein Gefühl dafür bekommen, wie sich die Liquidität entwickelt, wenn alles so weiterläuft, wie bisher.

Mit dieser Tabelle starten Karla und Max die Liquiditätsplanung:

Hinweis: Das Beispiel ist stark vereinfacht! Ein echter Liquiditätsplan ist viel umfangreicher

Was zeigt diese Liquiditätsplanung?

Diese Liquiditätsplanung ist ein schönes Beispiel dafür, dass Liquiditätsplanung eine sehr wichtige Managementaufgabe für ein Unternehmen ist. Denn wenn Karla und Max das Shoe-Niverse weiterhin so führen wie bisher, werden sie zu Beginn des Monats 7 zahlungsunfähig sein!

Wie können Karla und Max die Zahlungsunfähigkeit verhindern?

Ein drohender Mangel an Liquidität hat immer mehrere Ursachen. Daher haben Karla und Max auch unterschiedliche Möglichkeiten, auf die Probleme zu reagieren. In ihrer Liquiditätsplanung spielen die beiden daher ganz unterschiedliche Möglichkeiten durch. Sie verändern in ihrer Projektion für die Monate 4-7 verschiedene Tabellenwerte, um zu sehen, wie sich Veränderungen bei Ein- und Auszahlungen auf den Cashflow auswirken. Dieses Durchspielen von Möglichkeiten ist bei der Liquiditätsplanung sehr wichtig. Denn so lernt man als Unternehmerin oder Unternehmer die Auswirkungen von veränderten Ein- oder Auszahlungen auf den Cashflow kennen und kann daraus ableiten, welche konkreten Maßnahmen nötig sind, um die Liquidität zu sichern.

Liquiditätsplanung in der Praxis: Helfen wir Karla und Max, das Shoe-Niverse zu retten!

Liquiditätsplanung für das Shoe-Niverse: Änderungen auf der Einzahlungsseite.

In unserem Beispiel besteht die Einzahlungsseite aus dem Umsatz im Laden und dem Umsatz im Online-Shop. Der Ladenumsatz hat sich in den ersten drei Monaten nur kaum verändert, der Online-Handel stieg jedoch stetig von 1.500 auf 3.200 Euro erhöht.

Eine Möglichkeit wäre also anzunehmen, dass der Umsatz im Online-Handel weiter steigt.
Deshalb erhöhen wir die projizierten Umsätze in den Monaten 4 bis 7 um jeweils 1000 Euro (also auf 4.200 Euro, 5.200 Euro, 6.200 Euro und 7.200 Euro)

Zwischenstand: Im Unterschied zur ersten Planung ist das Shoe-Niverse zu Beginn von Monat 7 jetzt noch zahlungsfähig. Allerdings wird der errechnete Geldbestand von 720 Euro kaum lange ausreichen. Die Zahlungsunfähigkeit ist also nur aufgeschoben.

Liquiditätsplanung für das Shoe-Niverse: Änderungen auf der Auszahlungsseite

Die Auszahlungsseite in der Liquiditätsplanung im Shoe-Niverse umfasst mehr Positionen als die Einzahlungsseite. Hier haben wir also mehr Stellschrauben, um die Liquiditätsplanung für das Shoe-Niverse weiter anzupassen.

Zunächst schauen wir uns das Gehalt von Karla und Max an. Gerade 4.800 Euro zahlen sich die beiden gemeinsam als Gehalt. Doch beide sind zu harten Einschnitten bereit, um ihren Traum vom Shoe-Niverse zu retten. Deshalb senken wir in der Liquiditätsplanung die Auszahlungen an die beiden auf 3.800 Euro – das ist dann aber die absolute Schmerzgrenze!

Als nächstes reden Karla und Max mit ihren beiden Kreditgebern. Karla überzeugt ihre Mutter, die Kreditrate auf 150 Euro monatlich zu senken. Mit der Bank können sie auch eine Verlängerung der Laufzeit für den Kredit verhandeln. Die monatliche Belastung kann so auf 500 Euro gesenkt werden. Beide Werte übertragen Karla und Max in ihre Liquiditätsplanung.

Im Ergebnis sehen wir, dass sich diese Maßnahmen in der Liquiditätsplanung niederschlagen. Doch das Überleben Shoe-Niverse ist noch nicht gesichert. Denn der Gesamt-Cashflow ist auch im Monat 7 noch negativ.

Daher überprüfen Karla und Max noch mal Ihr Geschäftsmodell. Die Idee, stationären und Online-Versand zu kombinieren erscheint beiden gut, aber wie sieht es mit der Lagerhaltung aus? Die Auszahlungen für den Wareneinkauf in den ersten drei Monaten waren recht hoch. Das Lager quillt mit Ware über.

Doch genau das ist ein Problem. Denn Ware, die bereits beim Lieferanten bezahlt, aber noch nicht verkauft ist, ist totes Kapital. Deshalb planen Karl und Max für Ihre Liquiditätsplanung einen radikalen Schnitt: Sie wollen das Lager kündigen und die dortige Ware im Laden unterbringen. Dafür wird zukünftig ausschließlich von Lieferanten bestellt, die kurzfristig liefern können, auch wenn die Einkaufspreise zum Teil etwas höher sind. Das erhöht zwar die Liefer- und Wartezeit auf einen Artikel etwas – wirkt sich aber sofort positiv auf die Liquiditätsplanung aus.

Kurz gesagt: Carla und Max streichen aus ihrer Liquiditätsplanung die 1.100 Euro Miete für das Lager und setzen nur noch 4.000 Euro monatlich an Auszahlungen für dan Wareneinkauf an.

Diese Veränderungen wirken sich sehr positiv auf die Liquiditätsplanung aus! Denn durch den radikalen Schnitt auf der Auszahlungsseite schrumpft der monatliche Fehlberatung im operativen Cash-Flow auf 750 Euro zusammen. Das Abwenden der Zahlungsunfähigkeit scheint zum Greifen nah!

Karla entschließt sich daher zu einem letzten Schritt, um die Auszahlungsseite zu optimieren. Sie telefoniert mit dem Vermieter des Ladengeschäfts (einem Freund ihres Vaters) und kann ihn überzeugen, die Miete auf 2.000 Euro zu reduzieren. Karla und Max reduzieren also in der Liquiditätsplanung die Mietzahlungen auf 2.000 Euro.

Und siehe da: In der Projektion der Liquiditätsplanung ergibt sich nun ab Monat 7 ein positiver operativer Cashflow. Das Shoe-Niverse kann gerettet werden!

Die neue Liquiditätsplanung. In den Monaten 4-7 wurden die Werte entsprechend der oben beschriebenen Änderungen angepasst. 

Fazit:

Eine Liquiditätsplanung kann Unternehmen vor der Zahlungsunfähigkeit bewahren!

Denn das frühzeitige Projizieren der Ein- und Auszahlungsseite in die Zukunft zeigt an, wann mit Problemen im Cashflow zu rechnen ist. In dieser Phase der Liquiditätsplanung ist es dann in der Regel noch leicht, geeignete Maßnahmen einzuleiten. Die Auswirkungen dieser Maßnahmen werden dann wieder in die Liquiditätsplanung integriert und natürlich immer wieder mit den echten Zahlen abgeglichen. Mit der Zeit entwickelt sich die Liquiditätsplanung so zu einem zentralen Instrument zur Planung, Steuerung und zum Controlling der Geschäftstätigkeit.

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