Liquiditätsmanagement - flowpilot, der Liquiditätsplaner

Arbeiten mit flowpilot: Hilfethemen

Anmeldung und erste Schritte

flowpilot Konto einrichten

  1. Auf nebenstehenden Link klicken und anmelden

  2. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link direkt zur Kontoeinrichtung

  3. Unverbindlich und kostenfrei: Sie hinterlegen keine Zahlungsdaten

Im neuen Account arbeiten

Ihr Konto und Ihre Cashflow-Tabelle sind mit Demo-Daten gefüllt. Sie können sich Tutorials zu den Funktionen ansehen oder die Demo-Daten löschen, um in einem leeren Statement zu planen. Um mit ihren eigenen Daten zu planen, müssen Sie eigene Daten (z.B. DATEV Buchhaltung). Hier finden Sie die entsprechenden Tutorials und den Link in den Upload-Manager. Cashflow-Diagramm und Tabelle – vorbefüllt mit Demo-Daten Klicken Sie auf “Tipps und Tricks” um alle Hilfe-Inhalte aufzurufen Screenshot: flowpilot-Account nach dem erstmaligen Einloggen
erklärung-startscreen

Eigene Buchhaltung anbinden

Welche Daten muss ich hochladen?

flowpilot Ihren Cashflow einfach aus Ihrer bestehenden Buchhaltung! 

Folgende Dateien bzw. Dateitypen sollten Sie dafür bereitstellen und in flowpilot hochladen:

Erforderlich: DATEV Buchungsstapel CSV
Hier sind die eigentlichen Buchungen hinterlegt, die zur Cashflow-Berechnung dienen. Das DATEV Format kann problemlos aus jedem in Deutschland gebräuchlichen Buchhaltungs-/Finanzsystem (z.B. ERP) exportiert werden. Sollte Ihr Steuerberater die Buchhaltung übernehmen, können Sie ihn über die Nutzerverwaltung als Nutzer für flowpilot hinzufügen.

Hier finden Sie eine Beispieldatei für den benötigten Buchungsstapel.

Optional: DATEV Debitoren Kreditoren Stammdaten: Dieser Dateityp ist optional und enthält die Namen Ihrer Debitoren und Kreditoren. Dies verbessert die Datenqualität in flowpilot und erleichtert die Zuordnung von zu planenden Ein- und Auszahlungen in der flowpilot Planungsmaske. Wenn in Ihrem Finanzsystem hinterlegt, enthält diese Datei eventuell auch Informationen zu Fälligkeiten bzw. Zahlungsfristen.

Optional: DATEV Kontenplan oder SKBeschriftung: Dieser Dateityp ist optional und verbessert die Datenqualität in flowpilot. Er enthält Ihre Individuellen Kontobenennungen und Anpassungen der Kontofunktion. Der Dateityp “Sachkonten-Beschriftung” ist ebenfalls optional und enthält lediglich Individualisierung zu den Beschriftungen der Sachkonten.

Hinweis: Die Daten können nicht nur aus einem DATEV-Rechnungswesen-Programm, sondern praktisch von ALLEN in Deutschland üblichen Systemen bereitgestellt werden (PDF-Anleitung hier).

Buchhaltungsdaten bereitstellen (Export aus Ihrem Buchhaltungsprogramm)

Ihre Buchhaltungsdaten können aus praktisch jedem Rechnungswesen-Programm exportiert werden. Dies kann entweder von Ihnen oder von Ihrem Steuerberater bzw. dem mit der Buchhaltung betrauten Partner erledigt werden. (PDF-Anleitung hier)

DATEV / LEXWARE etc. - Hinweise zum Export:

Wenn Sie (oder Ihr Steuerberater) ein DATEV-Rechnungswesen-Programm benutzen, handelt es sich um Dateien mit dem Namen “DTVF_*.csv”
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie diese Dateien DATEV-Rechnungswesen-Programm exportieren können. (Hinweis: Ein Zugang zu „DATEV Unternehmen Online“ ist nicht ausreichend. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Steuerberater).

Wenn Sie Lexware nutzen, finden Sie hier eine entsprechende Anleitung.

Wenn Sie ein anderes Rechnungswesen-Programm verwenden, können Sie ebenfalls Daten im benötigten Format exportieren. Beachten Sie dabei die spezifischen Anleitungen zum Datenexport. Die exportierte Datei kann dann den Prefix “EXTF-*” oder “DTVF-*” besitzen. Sie wird ebenso problemlos von flowpilot verarbeitet.

Wie funktioniert der Upload?

erklärung-upload
  1. Navigation: Aufruf des Upload-Managers
  2. Dateien über Drag-and-Drog hochladen oder vom Computer wählen und hochladen.
  3. Info zu den benötigten Datei-Typen
  4. Liste der hochgeladenen Dateien
  5. Anzeige letzter Upload und VollständigkeitInfo: Die benötigten “Buchungsstapel sind oft recht umfangreich. Aber keine Sorge: Je mehr Buchhaltungsdaten hochgeladen werden, umso besser kann flowpilot Ihren Cashflow darstellen.

Nach dem Upload Ihrer Daten erhalten Sie eine E-Mail, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

flowpilot-video-datenupload

Cashflow analysieren

Cashflow Statement: Übersicht und Tabelle

erklärung-cashflow-statement

Auf Basis der eigenen Buchhaltung generiert flowpilot das Cashflow Statement. Es stellt alle Buchung cashflow relevant dar und zeigt ein Diagramm, das den Geldbestand taggenau abbildet.

  1. Auswählen der Auflösung des Cashflow Statements (Tag/Woche/Quartal/Halbjahr/Jahr)

  2. Startzeitpunkt des Statements setzen

  3. Anzeige des tagesgenauen Geldbestands (Mouse Over)

  4. Download der Cashflow-Tabelle (*xlsx-Format)

  5. Auf- und Zuklappen der Cashflow Tabelle

  6. Cashflow-Tabelle. Struktur aus Ihrer Buchhaltung und Aufteilung nach Cashflow-Arten

Cashflow Explorer: Buchhaltungsdaten und Planungen finden

erklaerung-data-explorer

In flowpilot macht es der “Data Explorer” ganz leicht, die eigene Buchhaltung und alle Planungen zu durchsuchen. So lässt sich schnell z. B. schnell herausfiltern, wie sich Zahlungen von einzelnen Kunden oder Lieferanten im Cashflow niederschlagen.

  1. Aufruf Data-Explorer aus der rechten Seitenleiste
  2. Suche nach Kontonummern in den Buchungssätzen

  3. Suche nach Anmerkungen oder Rechnungsnummern

  4. Suche nach Betrag

  5. Klick auf die Lupe liefert das Ergebnis.

  6. Cashflow-Diagramm und Tabelle werden neu geladen und nur die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

Cashflow Analyse "Actual vs Planned" - der Soll/Ist Vergleich des Cashflows

erklaerung-soll-ist-vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich stellt die echten Buchhaltungsdaten der eigenen Cashflow Planung gegenüber. Er ist verfügbar, wenn echte Buchhaltungsdaten hochgeladen wurden.

  1. Die Ansicht im Cashflow Statement muss auf "Monat" stehen.
  2. Der Aufruf erfolgt über die Ikone in der Monats-Spalte. 
  3. Detail-Ansicht des Soll/Ist-Vergleich: Grafische Zusammenfassung und Tabelle
flowpilot-tutorial-soll-ist-vergleich

Cashflow planen

Liquidität planen: Ein- und Auszahlungen anlegen und Auswirkungen im Cashflow sehen

erklärung-planung

Im Cashflow Statement können Einzahlungen oder Auszahlungen direkt geplant werden. Die Auswirkungen sind dabei sofort im Cashflow-Chart sichtbar:

1. Planung starten: Einstiegspunkte in die Planung sind das (+) Zeichen über der Cashflow-Tabelle. Alternativ kann man direkt in eine bestehende Kategorie klicken und wählt “+Neue Planung”

2. Ein- und Auszahlungen planen: Sowohl Ein- als auch Auszahlungen lassen sich mit der Planungsmaske anlegen. Die Felder der Maske sind selbsterklärend und passen sich contextsenstiv den zuvor gewählten Einstellungen an.

3. Cashflow-Chart: Sobald eine Planung gespeichert wird, verändert sich auch die Cashflow-Kurve. So können die Auswirkungen einer Planung sofort nachvollzogen werden.

flowpilot-video-planung

One-Click-Planner: Schnelle Vorausplanung des Cashflows

erklärung-one-click

Der One-Click-Planner

Der One-Click-Planner ermöglicht das direkte Vorausplanen von Zahlungen auf Gruppen-Ebene, ohne die Planungsmaske öffnen zu müssen. Er eignet sich, um schnell mehrere Monate Liquidität (z. B. in Form von Budgets) zu planen.

  1. Wählen Sie die Ansicht “Monat” und stellen Sie sicher, dass Sie kein Szenario ausgewählt haben. Der One-Click-Planner funktioniert nur auf Monatsbasis und nur im Basis-Szenario der Cashflow-Ansicht.
  2. Sie können jetzt in der Cashflow-Tabelle in allen Gruppen-Zeilen (dunkelgrau hinterlegt) auf eine beliebige Zelle klicken. (Hinweis: Der One-Click-Planner funktioniert nur, wenn Sie sich im Basis-Szenario befinden.)
  3. Die Zelle wird editierbar und Sie können für die Gruppe Ihren geschätzten Plan-Wert für den Cashflow eingeben.
  4. Unten links erscheint ein kleiner Kreis. Ziehen Sie den Kreis nach rechts, um den Betrag 1-12 Monate vorauszuplanen.
  5. Klicken Sie auf "Enter". Der Wert wird automatisch in die Zelle der gewünschten Monate eingetragen.
  6. Die Cashflow-Kurve passt sich sofort an.
  7. Bereits vorhandene Planungen in einer Gruppe bleiben erhalten und die Differenz zum One-Click-Betrag wird in einer neuen Zeile angezeigt

Weitere Erläuterungen:

  • Neue einzeln geplante Zahlungen unterhalb der Gruppen werden zur One-Click-Planung addiert
  • Wenn Sie eine One-Click-Planung editieren oder auf Null setzen möchten, klicken Sie in die betreffende Zelle
  • Alle One-Click-Planungen werden als direkte Ein- und Auszahlung zum letzten des Monats geplant.
flowpilot-schnell-planen

Szenarien für den Cashflow planen

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  1. Neben dem Auswahlfeld “Szenarios” auf Edit klicken und Neues Szenario anlegen (Name und Farbe festlegen)

  2. Neues Szenario aus dem Auswahlfeld aufrufen. Info: Alle Planungen werden dann im gewählten Szenario ausgeführt und die Auswirkungen sofort im Cashflow sichtbar. Das zugrunde liegende Basis-Szenario bleibt dabei unberührt.

  3. Andere Szenarien können angelegt und aus dem Auswahlmenü ausgewählt werden

  4. Klick auf (x) im Auswahlmenü ruft wieder das Basis-Szenario auf.
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