Video-Tutorials

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flowpilot Hilfethemen

Anmeldung und erste Schritte

flowpilot-Konto einrichten

  1. Neben stehendes Formular ausfüllen und senden
  2. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link direkt zur Kontoeinrichtung
  3. Unverbindlich und kostenfrei: Sie hinterlegen keine Zahlungsdaten

Tutorial Video: Features im Überblick

Im neuen Account arbeiten

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Screenshot: flowpilot-Account nach dem erstmaligen Einloggen

  1. Ihr Konto und Ihre Cashflow-Tabelle sind mit Demo-Daten gefüllt. Sie können sich Tutorials zu den Funktionen ansehen oder die Demo-Daten löschen, um in einem leeren Statement zu planen.
  2. Um mit ihren eigenen Daten zu planen, müssen Sie eigene Daten (z.B. DATEV Buchhaltung). Hier finden Sie die entsprechenden Tutorials und den Link in den Upload-Manager.
  3. Cashflow-Diagramm und Tabelle – vorbefüllt mit Demo-Daten
  4. Klicken Sie auf “Tipps und Tricks” um alle Hilfe-Inhalte aufzurufen

Eigene Daten anbinden

Welche Daten muss ich hochladen, damit ich flowpilot nutzen kann?

Während Sie bei anderen Liquiditätsplanern per Hand Daten eingeben müssen, errechnet flowpilot Ihren Cashflow einfach aus Ihrer bestehenden Buchhaltung. Daher müssen diese Daten hochgeladen werden, bevor Sie Ihren historischen Cashflow sehen können.

Folgende Dateien bzw. Dateitypen sollten Sie bereitstellen:

  • Erforderlich: DATEV Buchungsstapel CSV: Hier sind die eigentlichen Buchungen hinterlegt, die zur Cashflow-Berechnung dienen. Das DATEV Format kann problemlos aus jedem in Deutschland gebräuchlichen Buchhaltungs-/Finanzsystem (z.B. ERP) exportiert werden. Sollte Ihr Steuerberater die Buchhaltung übernehmen, können Sie ihn über die Nutzerverwaltung als Nutzer für flowpilot hinzufügen. Hier finden Sie eine Beispieldatei für den benötigten Buchungsstapel.
  • Optional: DATEV Debitoren Kreditoren Stammdaten: Dieser Dateityp ist optional und enthält die Namen Ihrer Debitoren und Kreditoren. Dies verbessert die Datenqualität in flowpilot und erleichtert die Zuordnung von zu planenden Ein- und Auszahlungen in der flowpilot Planungsmaske. Wenn in Ihrem Finanzsystem hinterlegt, enthält diese Datei eventuell auch Informationen zu Fälligkeiten bzw. Zahlungsfristen.
  • Optional: DATEV Kontenplan oder SKBeschriftung: Dieser Dateityp ist optional und verbessert die Datenqualität in flowpilot. Er enthält Ihre Individuellen Kontobenennungen und Anpassungen der Kontofunktion. Der Dateityp “Sachkonten-Beschriftung” ist ebenfalls optional und enthält lediglich Individualisierung zu den Beschriftungen der Sachkonten.

Hinweis: Die Daten können nicht nur aus einem DATEV-Rechnungswesen-Programm, sondern praktisch von ALLEN in Deutschland üblichen Systemen bereitgestellt werden (PDF-Anleitung hier).

Buchhaltungsdaten bereitstellen (Export aus Ihrem Buchhaltungsprogramm)

Ihre Buchhaltungsdaten können aus praktisch jedem Rechnungswesen-Programm exportiert werden. Dies kann entweder von Ihnen oder von Ihrem Steuerberater bzw. dem mit der Buchhaltung betrauten Partner erledigt werden. (PDF-Anleitung hier)

Hinweise zum Export: 

  1. Wenn Sie (oder Ihr Steuerberater) ein DATEV-Rechnungswesen-Programm benutzen, handelt es sich um Dateien mit dem Namen “DTVF_*.csv”
     Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie diese Dateien DATEV-Rechnungswesen-Programm exportieren können. (Hinweis: Ein Zugang zu „DATEV Unternehmen Online“ ist nicht ausreichend. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Steuerberater).
  2. Wenn Sie Lexware nutzen, finden Sie hier eine entsprechende Anleitung.
  3. Wenn Sie ein anderes Rechnungswesen-Programm verwenden, können Sie ebenfalls Daten im benötigten Format exportieren. Beachten Sie dabei die spezifischen Anleitungen zum Datenexport. Die exportierte Datei kann dann den Prefix “EXTF-*” oder “DTVF-*” besitzen. Sie wird ebenso problemlos von flowpilot verarbeitet.

Wie funktioniert der Upload?

flowpilot-erklaerung-upload
  1. Navigation: Aufruf des Upload-Managers
  2. Dateien über Drag-and-Drog hochladen oder vom Computer wählen und hochladen.
  3. Info zu den benötigten Datei-Typen
  4. Liste der hochgeladenen Dateien
  5. Anzeige letzter Upload und VollständigkeitInfo: Die benötigten “Buchungsstapel sind oft recht umfangreich. Aber keine Sorgen: Je mehr Buchhaltungsdaten hochgeladen werden, umso besser kann flowpilot Ihren Cashflow darstellen. Nach dem ersten Upload dauert das übrigens etwa 1-2 Werktage. Sie werden per E-Mail informiert, sobald die erstmalige Verarbeitung abgeschlossen ist.

Tutorial Video: flowpilot Upload-Manager

Cashflow analysieren

Cashflow-Statement: Übersicht Diagramm und Tabelle

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Auf Basis der eigenen Buchhaltung generiert flowpilot das Cashflow Statement. Es stellt alle Buchung cashflow relevant dar und zeigt ein Diagramm, das den Geldbestand taggenau abbildet.

  1. Auswählen der Auflösung des Cashflow Statements (Tag/Woche/Quartal/Halbjahr/Jahr)
  2. Startzeitpunkt des Statements setzen
  3. Anzeige des tagesgenauen Geldbestands (Mouse Over)
  4. Download der Cashflow-Tabelle (*xlsx-Format)
  5. Auf- und Zuklappen der Cashflow Tabelle
  6. Cashflow-Tabelle. Struktur aus Ihrer Buchhaltung und Aufteilung nach Cashflow-Arten

Cashflow-Explorer: Suche in Buchhaltungsdaten und Cashflow-Planungen

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In flowpilot macht es der “Data Explorer” ganz leicht, die eigene Buchhaltung und alle Planungen zu durchsuchen. So lässt sich schnell z. B. schnell herausfiltern, wie sich Zahlungen von einzelnen Kunden oder Lieferanten im Cashflow niederschlagen.

  1. Aufruf Data-Explorer aus der rechten Seitenleiste
  2. Suche nach Kontonummern in den Buchungssätzen
  3. Suche nach Anmerkungen oder Rechnungsnummern
  4. Suche nach Betrag
  5. Klick auf die Lupe liefert das Ergebnis.
  6. Cashflow-Diagramm und Tabelle werden neu geladen und nur die gefilterten Ergebnisse angezeigt.

Cashflow planen

Liquidität planen: Ein- und Auszahlungen anlegen und Auswirkungen im Cashflow sehen

flowpilot-erklaerung-planung

Im Cashflow Statement können Einzahlungen oder Auszahlungen direkt geplant werden. Die Auswirkungen sind dabei sofort im Cashflow-Chart sichtbar:

1. Planung starten: Einstiegspunkte in die Planung sind das (+) Zeichen über der Cashflow-Tabelle. Alternativ kann man direkt in eine bestehende Kategorie klicken und wählt “+Neue Planung”

2. Ein- und Auszahlungen planen: Sowohl Ein- als auch Auszahlungen lassen sich mit der Planungsmaske anlegen. Die Felder der Maske sind selbsterklärend und passen sich contextsenstiv den zuvor gewählten Einstellungen an. 

3. Cashflow-Chart: Sobald eine Planung gespeichert wird, verändert sich auch die Cashflow-Kurve. So können die Auswirkungen einer Planung sofort nachvollzogen werden. 

Tutorial-Video: Cashflow planen in flowpilot

Szenarien für den Cashflow planen

flowpilot szenarios - erklaerung
  1. Neben dem Auswahlfeld “Szenarios” auf Edit klicken und Neues Szenario anlegen (Name und Farbe festlegen)
  2. Neues Szenario aus dem Auswahlfeld aufrufen. Info: Alle Planungen werden dann im gewählten Szenario ausgeführt und die Auswirkungen sofort im Cashflow sichtbar. Das zugrunde liegende Basis-Szenario bleibt dabei unberührt.
  3. Andere Szenarien können angelegt und aus dem Auswahlmenü ausgewählt werden
  4. Klick auf (x) im Auswahlmenü ruft wieder das Basis-Szenario auf.

Tutorial-Video: Szenarien in flowpilot