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Liquiditätsplanung: flowpilot der online Liquiditätsplaner

Grundlagen von A-Z: Liquidität, Liquiditätsermittlung, Liquiditätsplanung

Jörg Olvermann
Das Aufbauen und die laufende Aktualisierung einer guten Cashflow-Planung für Unternehmen ist aufwendig und schwierig. Dabei ist eine solide Liquiditätsplanung wirklich für jedes Unternehmen überlebensnotwendig! In diesem Artikel haben wir Basiswissen zum Thema Liquiditätsplanung zusammengefasst.

Was ist Liquidität?

Als Liquidität bezeichnet man die verfügbaren Geldmittel eines Unternehmens, z. B. in Form eines Guthabens auf dem Geschäftsgirokonto. Dieses Geld steht zur Verfügung, um Ausgaben zu tätigen wie Lohnzahlungen, den Einkauf von Materialien oder Dienstleistungen, die Miete für ein Büro und so weiter. Wenn ein Unternehmen genug Geldmittel zur Verfügung hat, ist es zahlungsfähig oder in der Fachsprache: liquide.

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liquiditätskurve

Der Cashflow bildet ab, wie sich die Liquidität über die Zeit entwickelt. Er kann als Kurven-Diagramm dargestellt werden. Die Kurve beginnt mit dem Anfangsbestandund und zeichnet alle Zahlungsflüsse nach. Das Diagramm verdeutlicht, wie sich die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens entwickelt hat und wann es zu Schwankungen im Cashflow kam.

In der Cashflowplanung wird diese Kurve mit den zu erwartenden Ein- und Auszahlungen in der Zukunft fortgeschrieben. So sollen zukünftige Liquiditätslücken erkannt werden.

Bedeutung der Cashflow-Planung für Unternehmen

Bedeutung der Liquidität für ein Unternehmen
Die Liquiditätsplanung ist als Controlling-Instrument im Rahmen der professionellen Finanzplanung für jedes Unternehmen unverzichtbar. Denn nur wenn ein Unternehmen zahlungsfähig (liquide) ist, kann es Auszahlungen für Personal- und Sachkosten, den Wareneinkauf sowie notwendige Investitionen leisten. Anders gesagt: Eine Firma die keine Liquiditätsplanung einsetzt, wird schnell zahlungsunfähig und geht damit insolvent.

Wussten Sie, dass fast 80% der Insolvenzen auf mangelnde Liquiditätsplanung zurückzuführen sind?

Aus einer langfristigen Betrachtung des Cashflows lassen sich außerdem viele lehrreiche Informationen gewinnen. Ziel der langfristigen Liquiditätsplanung ist es nämlich, nicht nur die Vergangenheit und Gegenwart des Cashflows abzubilden, sondern möglichst auch verlässliche Aussagen über die Zukunft der Liquidität zu treffen. So wird die Liquiditätsplanung zu einem effektiven Werkzeug für den Geschäftserfolg. Zeiten mit hoher oder niedriger Liquidität lassen sich mit einer guten Liquiditätsplanung vorhersehen. Und es gibt genügend geeignete Maßnahmen, wie man darauf reagieren kann.

Welche Unternehmen brauchen Cashflow-Planung?
Grundsätzlich braucht wirklich jedes Unternehmen eine Liquiditätsplanung. Denn nur die Planung der Cashflows stellt sicher, dass die Zahlungsfähigkeit gewährleistet bleibt. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen an die Liquiditätsplanung je nach Größe und Art des Unternehmens.

Kleinere Unternehmen können ihre Liquiditätsplanung in der Regel einfacher erstellen, weil sie weniger Zu- und Abflüsse im Cashflow verzeichnen. Da aber für kleine Unternehmen oder Start-Ups schon der Ausfall eines einzigen Kunden existenzbedrohend sein kann, ist eine gute Liquiditätsplanung auch für sie extrem wichtig. Ein weiterer Faktor, der die Liquiditätsplanung beeinflusst, ist die Geschwindigkeit und Vorhersehbarkeit der Geschäftsentwicklung. Ein Online-Shop für Mode hat beispielsweise jeden Tag viele Hundert Bewegungen im Cashflow. Das Geschäft ist schnelllebig und wird auch von saisonalen Faktoren wie der Vorweihnachtszeit geprägt.

 

Ein Händler von Spezial-Software hat hingegen viel weniger Bewegung im Cashflow. Da der Preis für die Software in der Regel aber höher ist – als beispielsweise für Mode – ist der Ausschlag in der Liquidität viel größer. In beiden Fällen lauern spezifische Risiken für die Liquiditätsentwicklung der Unternehmen, die man mit einer guten Liquiditätsplanung vorhersehen und vermeiden kann.

Die Rolle des Steuerberaters bei der Liquiditätsplanung

Viele Unternehmer vermuten, dass ich auch externe Partner wie z.B. der Steuerberater um die Liquiditätsplanung kümmern. Doch dies in ein Irrtum. Denn der Steuerberater ist nur für die korrekte Buchhaltung und den korrekten Jahresabschluss zuständig, nicht aber für die Liquiditätsplanung. Augenmerk liegt hier auch eher auf der Minimierung der Steuerlast und weniger auf der Steigerung des Geldbestands. Auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung fokussiert ausschließlich auf den Aspekt Profit und sagt nichts darüber aus, ob und wann einem Unternehmen genügend Liquidität zur Verfügung steht oder ob Handlungsbedarf besteht.

Der Steuerberater sollte aber sehr wohl zur Prüfung steuerlicher Aspekte der Liquiditätsplanung herangezogen werden, um unvorhergesehene Überraschungen zu vermeiden. Ein klassisches Risiko ist hierbei die Umstellung von der Ist- zur Sollbesteuerung bei der Umsatzsteuer durch das Finanzamt. Diese Umstellung hat bereits viele Unternehmer in die Insolvenz getrieben. Solche Fehler vermeidet man, wenn man seine Liquiditätsplanung frühzeitig anpasst.

Während die BWA aber in der Regel zeigt, ob ein Unternehmen profitabel ist, zeigt die Liquiditätsplanung, ob und wann einem Unternehmen genügend Liquidität zur Verfügung steht oder ob Handlungsbedarf besteht.
Profitabilität und Liquidität können erheblich voneinander abweichen!
(Hier ein Artikel zu den unterschiedlichen Varianten der BWA).

Herausforderungen an die Cashflow-Planung bei unterschiedlichen Unternehmensformen

Die Herausforderungen bei der Erstellung einer Liquiditätsplanung unterscheiden sich je nachdem, ob das Unternehmen seinen Geschäftserfolg nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip ermittelt – mit einer so genannten Einnahmenüberschussrechnung – oder nach dem Periodisierungsprinzip.

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Gewinnermittlung nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip

Freiberufler, Kleingewerbetreibende bzw. Personengesellschaften (z. B. GbR, OHG, KG) ermitteln ihren Gewinn auf Basis des Zufluss- / Abfluss-Prinzips im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Grundlage für die EÜR bilden die Aufzeichnungen, in denen alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres erfasst und aufgegliedert werden. Die Betriebseinnahmen werden dabei in dem Wirtschaftsjahr angesetzt, in dem sie eingegangen sind. Betriebsausgaben werden ebenso dem Wirtschaftsjahr zugeordnet, in dem sie geleistet worden sind. Wichtig ist dabei nur das Zahlungsdatum, nicht das Rechnungsdatum.

Beispiele zur Veranschaulichung:

Beispiel 1:
Ein Unternehmer bestellt im Dezember 2017 Ware. Er bezahlt diese jedoch erst im Februar 2018. Folge: Die Zahlung stellt eine Betriebsausgabe im Februar 2018 dar.

Beispiel 2:
Ein Unternehmer erbringt im Januar 2018 eine Leistung, die der Kunde jedoch schon im November 2017 bezahlt hat. Folge: Die Zahlung stellt eine Betriebseinnahme im November 2017 dar.

Ausnahme: Die 10-Tage-Regel
Eine Ausnahme für das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist die 10-Tage-Regel. Diese wird um den Jahreswechsel relevant und gilt für regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben, wie z.B. Zinsen oder Miete.

Für diese Einnahmen und Ausgaben wird in der EÜR das Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit und nicht das Jahr der Zahlung angesetzt, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen vor oder nach Jahreswechsel erhalten bzw. geleistet wurde (§ 11 EStG).

Beispiel für die 10 Tage-Regel
Ein Unternehmer zahlt die Büromiete für Januar 2018 schon am 30.12.2017. Gemäß dem Zufluss-Abfluss-Prinzip würde die Betriebsausgabe eigentlich noch dem Jahr 2017 zugerechnet, da das Geld noch im Jahr 2017 geflossen ist.

Hier greift jedoch die 10-Tage-Regel, da zum einen der Zweck der Zahlung in 2018 liegt und zum anderen die Zahlung innerhalb von 10 Tagen zum Jahreswechsel erfolgte. Daher stellt die Zahlung eine Betriebsausgabe in 2018 dar. Bei einer Zahlung der Miete am 15. Dezember 2017 wäre es eine Betriebsausgabe in 2017, da es dann noch mehr als 10 Tage zum Jahreswechsel wären.

Unternehmer, die den Gewinn nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip ermitteln, sehen ihre tatsächliche, historische Liquidität in der GuV. Auf dieser Basis kann auch die zukünftige Liquiditätsplanung erfolgen. Lediglich die nach der 10-Tage-Regel erfolgte Periodisierung weicht hier von der eigentlichen Liquidität ab.

Gewinnermittlung nach dem Periodisierungsprinzip

Alle Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG) ermitteln ihren Gewinn auf Basis des Periodisierungsprinzips im Rahmen der Bilanzierung. Hier wird die Zugehörigkeit von Einnahmen und Ausgaben nur anhand des Rechnungsdatums ermittelt. Das eigentliche Datum, an dem das Geld zu- oder abgeflossen ist, spielt dabei keine Rolle.

Beispiele zur Veranschaulichung

Beispiel 1:
Ein Unternehmer bestellt im Dezember 2017 Ware. Er bezahlt diese jedoch erst im Februar 2018. Folge: Die Zahlung stellt eine Betriebsausgabe im Dezember 2017 dar.

Beispiel 2:
Ein Unternehmer stellt im November 2017 eine Rechnung für erbrachte Leistungen. Der Kunde zahlt diese Rechnung jedoch erst im Februar 2018.
Folge: Die Zahlung stellt eine Betriebseinnahme bereits im November 2017 dar – obwohl noch kein Geld geflossen ist.

Das Periodisierungsprinzip hat also zur Folge, dass die GuV bei der Bilanzierung nicht den tatsächlichen Cashflow abbildet. Das hat große Auswirkungen auf die Liquiditätsplanung. Denn ein Unternehmen, dass die Liquidität planen will, muss die historischen Daten der Liquidität für die entsprechenden Zu- und Abfluss-Kategorien erst ermitteln und kann dann darauf basierend eine Vorwärtsplanung in die Zukunft erstellen. Diese Aufgabe ist komplex und wird bereits ab einer überschaubaren Unternehmensgröße sehr zeitaufwendig.

Methoden der Liquiditätsermittlung – direkte und indirekte Methode

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Basis für jede Liquiditätsplanung ist zunächst die Liquiditätsermittlung. Sie zeigt, wie viel verfügbare Mittel, also Liquidität vorhanden sind. Für das Ermitteln der Liquidität gibt es zwei Methoden, die wir im Folgenden vorstellen möchten.

Die indirekte Methode der Liquiditätsermittlung

Bei der indirekten Methode wird die Liquidität auf Basis der Buchhaltung errechnet. Dabei werden 1:1 alle Buchungen berücksichtigt, die auch für die Gewinnermittlung dienen. Bereinigt werden diese Ergebnisse dann um die Positionen, die nicht zahlungsrelevant sind (für die also kein Geld geflossen ist)

Beispiel:

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In der Bilanz steht ein Gewinn von 150.000 Euro. Addiert werden nun alle Positionen, die zwar in der Bilanz als Aufwendungen stehen, für die aber kein Geld geflossen ist. Diese Aufwendungen haben zwar den Gewinn, nicht aber die Liquidität geschmälert und müssen deshalb wieder hinzugezählt werden.

Zu den nicht zahlungswirksamen Aufwendungen zählen:

  • Abschreibungen
  • Einstellungen in die Rücklagen
  • Erhöhung der Sonderposten mit Rücklageanteil
  • Erhöhung der Rückstellungen
  • Bestandsminderung an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
  • Periodenfremde und außerordentliche Aufwendungen
  • Erhöhung des Gewinnvortrages

In unserem Beispiel betragen die nicht zahlungswirksamen Aufwendungen 20.000 Euro.

Als zweiten Schritt subtrahiert man nun alle Positionen, die zwar als Ertrag in der Bilanz stehen, für die aber kein Geld geflossen ist. Diese Erträge sind nicht zahlungswirksam und dürfen daher bei der Bestimmung der Liquidität nicht berücksichtigt werden.
Zu den nicht zahlungswirksamen Erträgen zählen:

  • Entnahme aus Rücklagen
  • Minderung des Gewinnvortrages
  • Zuschreibungen
  • Auflösung von Wertberichtigungen
  • Minderung der Sonderposten mit Rücklageanteil
  • Auflösung von Rückstellungen
  • Bestandserhöhungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
  • Aktivierte Eigenleistungen
  • Periodenfremde und außerordentliche Erträge
  • In unserem Beispiel betragen die nicht zahlungswirksamen Erträge 60.000 Euro.

Ergebnis: Obwohl im Jahresabschluss ein Gewinn von 150.000 Euro ausgewiesen wird, beträgt die Liquidität nur 110.000 Euro!

Bewertung der indirekten Methode der Liquiditätsermittlung:

Die indirekte Methode wird recht häufig zur Liquiditätsermittlung verwendet. Denn die Daten die für diese rechnerische Liquiditätsermittlung liegen in der Buchhaltung bereits vor. Sie ermöglicht mit überschaubaren Aufwand eine gute rückblickende Aussage über die Liquidität zu einem bestimmten Zeitpunkt. Besonders vorteilhaft ist, wenn Tools zur Liquiditätsplanung wie flowpilot die vorhandenen Buchhaltungsdaten korrekt interpretieren und eine verlässliche Cashflow-Berechnung gewährleisten können.

Die direkte Methode der Liquiditätsermittlung

Für die direkte Methode der Liquiditätsermittlung werden alle zahlungswirksamen Erträge addiert und alle zahlungswirksamen Aufwendungen davon subtrahiert. Das bedeutet, dass hier von Anfang an nur die Aufwendungen und Erträge berücksichtigt werden, bei denen tatsächlich Geld geflossen ist.

Beispiel:

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Zu den zahlungswirksamen Erträgen zählen:

  • Einzahlungen aus Umsätzen / Forderungen (Operativer Cash Flow)
  • Sonstige Einzahlungen (Operativer Cash Flow)
  • Desinvestitionen (Investment Cashflow)
  • Eigenkapitaleinlage (Finanz Cashflow)
  • Kreditaufnahme (Finanz Cashflow)

Zu den zahlungswirksamen Aufwendungen zählen:

  • Auszahlungen für Personal und Verbindlichkeiten (Operativer Cashflow)
  • Auszahlungen für Material und Waren und Verbindlichkeiten (Operativer Cashflow)
  • Sonstige Auszahlungen (Operativer Cashflow)
  • Investitionen (Investment Cashflow)
  • Eigenkapitalentnahme (Finanz Cashflow)
  • Kredittilgung (Finanz Cashflow)
  • Bewertung der direkten Methode der Liquiditätsermittlung

Die direkte Methode ist zur Liquiditätsermittlung recht aufwändig. Das liegt daran, dass die laufende Buchhaltung Ein- und Auszahlungen meist nicht direkt verbucht. Alle Daten zu den Ein- und Auszahlungen müssen daher gesondert erfasst und ausgewertet werden.

Liquiditätsplanung auf Basis der Liquiditätsermittlung

Liquiditätsplanung auf Basis der Liquiditätsermittlung

Während die Liquiditätsermittlung nur etwas über einen vergangenen Zeitpunkt oder Zeitraum (z. B. den Zeitpunkt des Jahresabschlusses) oder über den aktuellen Stand des Cashflow aussagt, möchte die Liquiditätsplanung die zukünftige Entwicklung der Zahlungsfähigkeit vorhersehen. Dazu ist es nötig, die aus der Liquiditätsermittlung gewonnen Zahlen in die Zukunft fortzuschreiben.

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Fortschreibung von Auszahlungen

Die Liquiditätsplanung für zahlungswirksame Aufwendungen erfolgt anhand der Parameter Höhe und Regelmäßigkeit. Regelmäßige Zahlungen wie Löhne, Gehälter, Sozialabgaben werden in der Regel monatlich fällig. Sie können also monatlich fortgeschrieben werden. Versicherungsprämien, Steuern, Gebühren haben oft einen anderen Rhythmus – zum Beispiel vierteljährlich oder jährlich. 

Unregelmäßige Aufwendungen sind schwerer zu planen. Hierzu gehören Investitionen oder Zahlungen an Lieferanten und weitere Auftragnehmer. 

Fortschreibung von Einzahlungen

Einzahlungen sind in der Regel wesentlich schlechter zu prognostizieren als Auszahlungen. Das liegt vor allem an den unterschiedlichen Geschäftsmodellen. So hat ein IT-Dienstleister, der Software as a Service über ein Abo-Modell anbietet sehr viel regelmäßigere Einzahlungen als eine Werbeagentur, die nur vom Projektgeschäft lebt. 

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Cashflow-Planung mit Szenarien

Um die Unregelmäßigkeiten im Cashflow in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen, ist es vor allem wichtig, aus der vergangenen Entwicklung des Cashflows zu lernen und Hypothesen für die Zukunft zu bilden, z. B.

  • Wie hoch waren zahlungswirksame Erträge und Aufwendungen in der Vergangenheit durchschnittlich?
    Kann der Durchschnitt der letzten Jahre als Grundlage dienen, um Erträge und Aufwendungen in meiner Liquiditätsplanung in die Zukunft zu projizieren?
  • Kann ich aus den Zahlen der Vergangenheit Szenarien für die Zukunft ableiten (z. B. Worst oder Best Case Szenarien)
    Was würde z. B. passieren, wenn meine zahlungswirksamen Erträge oder Aufwendungen um x% steigen oder fallen?
    etc. …

Diese Hypothesen über die Entwicklung von Ein- und Auszahlungen bilden die Basis für die Liquiditätsplanung – also die Fortschreibung meines Cashflows in die Zukunft. Die geschieht am besten auch immer unter Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien.

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